Anleitung für die Verwaltung

Für die Ansprechpersonen der Schulen und für den Betreiber. Drucken

1. Stufen und wie eine Schule dazu kommt

Ohne Pro hat jedes Konto mindestens AB – eine Stufe ganz ohne PDFs gibt es nur mit Pro.

1. Für Pro unterschreibt die Schulleitung den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, beim Betreiber erhältlich) und trägt in Anlage 3 eine oder besser zwei Ansprechpersonen ein. Für AB und KA allein braucht es keinen AVV – dort speichert der Server keine Daten von Lernenden.
2. Der Betreiber legt die Schule an – mit Pro und dem Datum des AVV, und mit der höchsten PDF-Stufe, die die Schule vergeben darf – und stellt jeder Ansprechperson eine Einladung aus.
3. Die Ansprechpersonen legen ihr Konto an, richten einen zweiten Passkey ein und laden dann die Lehrkräfte ein.

2. Für Ansprechpersonen

Erste Anmeldung

1. Einladung (Code LK-XXXX-XXXX-XXXX oder QR-Code) auf arbeitsheft.online/pro-konto.html unter „Einladung einlösen“ eingeben.
2. Kürzel wählen, Passkey anlegen (Face ID, Fingerabdruck, Geräte-PIN oder Sicherheitsschlüssel). Ein Passwort gibt es nicht.
3. Zweiten Passkey anlegen („Mein Konto“ → „Weiteren Passkey anlegen“), auf einem anderen Gerät oder einem Sicherheitsschlüssel. Für Ansprechpersonen ist das Pflicht: Ohne zweiten Passkey öffnet sich die Verwaltung nicht – sonst stünde die ganze Schule ohne Verwaltung da, wenn ein Handy verloren geht.

Lehrkräfte einladen

1. Verwaltung → Lehrkraft einladen. Es erscheint ein Code mit QR-Code – nur dieses eine Mal. Drucken oder abschreiben.
2. Gib die Einladung persönlich oder über die dienstliche Mail weiter. arbeitsheft.online verschickt selbst nichts.
3. Sie gilt 7 Tage und einmal. Offene Einladungen stehen in der Liste (erkennbar an den letzten vier Zeichen) und lassen sich zurücknehmen.

PDFs vergeben

Hat eure Schule eine PDF-Stufe, steht in der Liste der Lehrkräfte die Spalte PDFs: keine, Arbeitsblätter (AB) oder Klassenarbeiten und Arbeitsblätter (KA) – höchstens so viel, wie der Betreiber der Schule gegeben hat. Die Änderung gilt sofort. Auch dein eigenes Konto stellst du dort ein.

Passkey verloren – Zugang zurücksetzen

1. In der Liste der Lehrkräfte bei der Person Zugang zurücksetzen. Du bekommst eine neue Einladung für dasselbe Konto.
2. Die Lehrkraft legt damit einen neuen Passkey an. Alle alten Passkeys werden gelöscht, alle Anmeldungen beendet. Ihre Klassen bleiben.
3. Vergewissere dich vorher, dass wirklich diese Person fragt – wer die Einladung hat, bekommt das Konto.

Den Zugang einer Ansprechperson (auch deinen eigenen) setzt der Betreiber zurück.

Sperren

Sperren beendet sofort alle Anmeldungen der Lehrkraft; sie kann sich nicht mehr anmelden. Die Klassen bleiben bestehen (und laufen bis zum Schuljahresende). Entsperren macht das rückgängig. Typisch: bei einem Verdacht auf Missbrauch oder wenn eine Lehrkraft die Schule verlässt (vorher die Klassen übergeben).

Klassen übergeben

Bei Lehrerwechsel, Elternzeit oder Krankheit: Klasse übergeben → Klasse und neue Lehrkraft wählen. Die Klasse geht mit allem über. Die Namen der Schüler gehen nicht mit – sie liegen nur im Browser der bisherigen Lehrkraft. Sie kann sie unter „Namensliste sichern“ als Datei weitergeben; die neue Lehrkraft lädt sie mit „Namensliste laden“.

Wenn eine Lehrkraft die Schule verlässt

1. Klassen, die weiterlaufen sollen, übergeben (mit Namensliste).
2. Konto sperren.
3. Ein Konto ohne Klassen wird ein Jahr nach der letzten Anmeldung automatisch gelöscht.

Was du siehst – und was nicht

Kürzel, Rolle, Zahl der Klassen und Passkeys, letzte Anmeldung. Klassennamen nur zum Übergeben. Keine Inhalte der Klassen und keine Daten von Schülern – das ist Absicht und so im AVV festgelegt.

3. Für den Betreiber

Erstes Betreiber-Konto

Auf dem Server im Verzeichnis der Anwendung:

DB_PATH=/var/data/arbeitsheft/analytics.db node scripts/betreiber-einladung.js

Das Skript braucht dieselbe Datenbank wie der Server (DB_PATH, sonst analytics.db im Verzeichnis) und gibt eine Einladung aus. Findet es dort keine Datenbank des Servers, bricht es ab. Damit auf pro-konto.html ein Konto anlegen und gleich einen zweiten Passkey dazunehmen. Weitere Betreiber-Konten entstehen genauso.

Schule anlegen und Stufe ändern

1. Verwaltung → „Neue Schule“: Name, bei Pro der Haken und das Datum des AVV (ohne Datum kein Pro), dazu „PDFs bis“. Bei jeder Schule lassen sich AVV, Pro und PDF-Stufe später mit „Speichern“ ändern. Eine kleinere PDF-Stufe gilt sofort für alle Lehrkräfte der Schule.
2. Bei der Schule Ansprechperson einladen – je Person aus Anlage 3 eine Einladung. Code und QR-Code erscheinen nur einmal; persönlich oder an die dienstliche Adresse aus Anlage 3 übergeben.

Einzelkonten

Lehrkräfte ohne Schule bekommen ein Einzelkonto: „Einzelkonto einladen“, dann in der Liste die PDF-Stufe setzen. Zurücksetzen und Sperren wie bei Ansprechpersonen. Einzelkonten haben nie Pro.

Ansprechpersonen betreuen

• Zugang zurücksetzen – wie bei Lehrkräften, aber für Ansprechpersonen. Identität vorher über die Schulleitung bestätigen lassen.
• Sperren / Entsperren – z. B. wenn eine Ansprechperson die Schule verlässt. Die neue lädt der Betreiber ein; die Schule teilt die Änderung in Textform mit (AVV § 3).

Ende des AVV

Endet der Vertrag, müssen innerhalb von sieben Tagen alle Klassen der Schule gelöscht werden. Zwei Wege:

• Die Schule macht ohne Pro weiter (AB oder KA): Haken „Pro“ entfernen, „PDFs bis“ mindestens auf AB, und „Speichern“. Der Server nennt die Zahl der Klassen und löscht sie nach der Bestätigung mit allen Schülerdaten; die Konten bleiben.
• Die Schule hört ganz auf: Schule löschen und zur Bestätigung den Namen eintippen. Das löscht Konten, Passkeys, Einladungen, Klassen mit allen Schülerdaten und laufende Aktionen.

Danach der Schule die Löschung in Textform bestätigen. Wünscht die Schule vorher einen Export ihrer pseudonymen Daten (AVV § 4 Abs. 7), diesen vor dem Löschen aus der Datenbank ziehen.

Automatische Löschung

Das Aufräumen läuft alle sechs Stunden im Server; im Journal steht dazu [PRO CLEANUP] bzw. [PRO] Klasse … gelöscht.

4. Betrieb des Servers (nur Betreiber)

• Abhängigkeit: nach dem Update npm ci (neu: @simplewebauthn), dann Build und Neustart.
• Keine Basic-Auth vor den Konten: /api/pro/, /api/stufe, pro-*.html und klasse.html dürfen auf dem Produktivserver nicht hinter dem Lehrer-Passwort liegen – die Konten haben ihre eigene Anmeldung, und Schüler müssen klasse.html erreichen.
• Lehrerseiten, /api/lehrer/ und PDFs: nginx fragt den Server per auth_request (/api/stufe/pruefen); im Übergang daneben mit satisfy any das gemeinsame Passwort. Nach dem Umstieg LEHRER_BASIC_AUTH=0 setzen – dann gilt nur noch das Konto. Einzelheiten: docs/06-lehrermodus.md.
• Passkeys und Domain: Ohne Einstellung gelten Passkeys für die Domain der aufrufenden Seite (arbeitsheft.online bzw. test.arbeitsheft.online). Fest einstellen lässt es sich mit PASSKEY_RP_ID=arbeitsheft.online und PASSKEY_ORIGIN=https://arbeitsheft.online. Die Domain danach nie ändern – sonst sind alle Passkeys ungültig und jede Lehrkraft braucht eine Einladung zum Zurücksetzen. Konten des Testservers funktionieren nicht auf dem Produktivserver.
• AVV als PDF: node scripts/generate-avv-pdf.js erzeugt website/avv-pro.pdf.
• Protokoll: Anmeldungen, Einladungen, Zurücksetzen, Sperren und Übergaben stehen ohne Schülerdaten im Journal (journalctl -u arbeitsheft | grep '\[PRO\]'), falsche Codes unter [CODE].

5. Häufige Fragen

Eine Lehrkraft hat ihre Einladung nicht rechtzeitig eingelöst.

Alte Einladung zurücknehmen (falls noch offen) und eine neue ausstellen.

Kann die Ansprechperson sehen, wie eine Klasse steht?

Nein. Sie sieht nur Konten und Klassennamen. Einblick in eine Klasse hat nur die Lehrkraft, der sie gehört – nach einer Übergabe die neue.

Was passiert mit Klassen einer gesperrten Lehrkraft?

Sie bleiben, die Schüler arbeiten weiter. Am Schuljahresende werden sie gelöscht, wenn niemand sie verlängert – vorher übergeben, wenn sie weiterlaufen sollen.

Unsere Schule hat nur eine Ansprechperson und sie hat beide Passkeys verloren.

Der Betreiber setzt den Zugang zurück, nachdem die Schulleitung die Person bestätigt hat. Deshalb sind zwei Ansprechpersonen je Schule dringend empfohlen.

Kontakt: datenschutz@arbeitsheft.online · Anleitung für Lehrkräfte: pro-anleitung.html